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République Française

COMMISSION D'ACCÈS AUX DOCUMENTS ADMINISTRATIFS

CADA

Le Président

Avis n°20131929 du 4 juillet 2013

Monsieur Xxxxxxx Xxxxxxxx a saisi la commission d'accès aux documents 
administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 12 juin 
2013, à la suite du refus opposé par le maire de Buanes à sa demande de 
communication d'une copie des documents suivants :
1) les délibérations du conseil municipal du 8 septembre 2010 ;
2) les délibérations du conseil municipal du 8 juin 2011 ;
3) les délibérations du conseil municipal du 17 juin 2011 ;
4) les délibérations du conseil municipal du 13 mars 2013 ;
5) l'arrêté préfectoral portant autorisation d'installation d'un système 
de vidéo-surveillance dans la commune en 2010 ;
6) le journal des opérations comptables et les justificatifs comptables 
depuis l'exercice 2007, y compris ceux relatifs à l'exercice en cours.

La commission rappelle que l'article L.2121-26 du code général des 
collectivités territoriales, dont elle a compétence pour examiner les 
conditions d'application, dispose que «  toute personne physique ou 
morale a le droit de demander communication et de prendre copie totale 
ou partielle des procès-verbaux du conseil municipal, des budgets et des 
comptes de la commune et des arrêtés municipaux. Chacun peut les publier 
sous sa responsabilité ».

A ce titre, la commission estime que les documents administratifs 
demandés aux points 1 à 4 sont communicables à toute personne qui en 
fait la demande, en application de ces dispositions et de celles de 
l'article 2 de la loi du 17 juillet 1978, de même que le journal des 
opérations comptables mentionné au point 6.

La commission considère également que l'arrêté préfectoral mentionné au 
point 5 est communicable à toute personne qui le demande en application 
de ces dernières dispositions.  Elle précise que la communication peut 
en être demandée tant à l'autorité dont il émane qu'à celle qui le 
détient, à laquelle il incombe alors d'y procéder.

La commission estime en revanche que la demande est formulée de manière 
trop imprécise, s'agissant des justificatifs mentionnés au point 6, pour 
permettre à l'administration les documents dont la communication est 
effectivement sollicitée.

La commission déclare donc irrecevable la demande en tant qu'elle porte 
sur ces justificatifs et émet un avis favorable à la communication des 
autres documents sollicités.

S'agissant des modalités de communication, la commission rappelle qu'en 
vertu de l'article 4 de la loi du 17 juillet 1978, auquel renvoie 
l'article L.2121-26 du code général des collectivités territoriales, 
l'accès aux documents administratifs s'exerce, au choix du demandeur et 
dans la limite des possibilités techniques de l'administration, soit par 
consultation gratuite sur place, soit par courrier électronique et sans 
frais lorsque le document est disponible sous forme électronique, soit, 
sous réserve que la reproduction ne nuise pas à la conservation du 
document, par la délivrance d'une copie sur un support identique à celui 
utilisé par l'administration ou compatible avec celui-ci et aux frais du 
demandeur, sans que ces frais puissent excéder le coût de cette 
reproduction et de l'envoi du document. La commission rappelle toutefois 
également que, dans le cas de demandes de communication portant sur un 
volume important de documents, l'administration est fondée à aménager 
les modalités de communication afin que l'exercice du droit d'accès 
reste compatible avec le bon fonctionnement de ses services.

La commission en déduit que si la demande porte sur une copie de 
documents volumineux que l'administration n'est pas en mesure de 
reproduire aisément compte tenu de ses contraintes matérielles, celle-ci 
peut inviter le demandeur a venir consulter ces documents sur place et à 
emporter copies des seuls éléments qu'il aura sélectionnés. Si le 
demandeur maintient son souhait de recevoir copie des documents, et que 
la reproduction des documents n'excède pas les possibilités techniques 
et les moyens de l'administration, celle-ci est fondée à en échelonner 
l'envoi dans le temps. Elle doit alors en aviser l'intéressé et, dans la 
mesure du possible, convenir avec lui d'un échéancier de communication. 
A cet égard, l'administration qui doit statuer sur la demande de 
communication dans le délai d'un mois après sa saisine, au-delà duquel 
son silence vaut décision de refus en application de l'article 17 du 
décret n°2005-1755 du 30 décembre 2005, doit aussi, lorsque le document 
est communicable, s'efforcer de procéder à sa communication dans ce même 
délai, sauf si le volume des documents demandés y fait manifestement 
obstacle.

La commission estime en l'espèce, qu'eu égard à la faiblesse des moyens 
administratifs dont dispose la commune de Buanes et au volume important 
de documents que représenterait la reproduction intégrale du journal des 
opérations comptables depuis 2007 mentionnés au point 6, l'envoi par 
courrier d'une copie de ces documents excède les moyens de la commune. 
Elle considère donc que le maire de Buanes est fondé à inviter 
l'intéressé à venir consulter ces documents sur place, comme il l'a 
fait, et à prendre alors copies des parties qu'il aura sélectionnées.

La commission émet donc un avis favorable à l'envoi au demandeur de 
copies des délibérations et de l'arrêté mentionnés aux points 1 à 5 de 
la demande, sous réserve, si nécessaire, de l'étalement dans le temps de 
la réalisation des photocopies, et, si la commune le souhaite, du 
réglement préalable, par le demandeur, des frais de copies et d'envoi, 
et un avis défavorable à l'envoi de copies du journal des opérations 
comptables mentionné au point 6, qu'il appartiendra au demandeur de 
consulter en mairie.

Pour le Président,
le Rapporteur général,
[signature]
Nicolas POLGE
Maître des requêtes au Conseil d'Etat


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